לא כל תהליך בעסק צריך אוטומציה, ואוטומציה לא טובה בלהחליף שיקול דעת. אבל יש תהליכים שמבזבזים לכם זמן בלי שתשימו לב, כי התרגלתם אליהם. הנה חמישה סימנים שכדאי לעצור ולבדוק.
1. אתם מעתיקים את אותו מידע ממקום למקום
הודעה בוואטסאפ שהופכת לשורה בטבלה, שנשלחת בסוף לתוכנה אחרת. אם המידע הזה כבר קיים בצורה דיגיטלית, שום אדם לא צריך להקליד אותו שוב. זה הסימן הכי ברור, וגם הכי קל לטפל בו.
2. משהו נופל בין הכיסאות
ליד שלא קיבל תשובה (על זה כתבנו בהדרכה על טיפול בפניות), הצעת מחיר שלא נשלחה, לקוח שלא קיבל תזכורת. כשהתהליך תלוי בזיכרון של מישהו, ברור שמדי פעם משהו ישכח. אוטומציה לא שוכחת, והיא מוסיפה תזכורות בדיוק בזמן.
3. אותה שאלה, שוב ושוב
אם אתם או הצוות עונים כל שבוע על אותן חמש שאלות (שעות פעילות, מחירים, זמינות, איך מזמינים), זה מועמד טוב. צ'אט שמכיר את העסק יכול לענות עליהן בכל שעה, ולהעביר אליכם רק את מה שדורש אדם.
4. התהליך נעצר כשמישהו חולה או בחופש
אם רק אדם אחד יודע איך לעשות משהו, כשהוא חולה או בחופש העסק מאט, וזה מסוכן. אוטומציה מתעדת את התהליך בצורה ברורה, ולא תלויה במי שנמצא היום במשרד.
5. אתם משקיעים זמן בעבודה שלא דורשת אתכם
בדקו מה עשיתם בשבוע האחרון. כמה מהשעות הלכו על דברים שרק אתם יכולים לעשות: לנהל, למכור, לתכנן, ולבנות קשרים? וכמה על דברים שמישהו או משהו אחר יכול היה לעשות במקומכם?
מה עושים עם זה
אל תתחילו מהכול. בחרו תהליך אחד, כזה שמתאים לכמה מהסימנים האלה, ותחשבו כמה זמן הוא לוקח בשבוע. זה הפרויקט הראשון. כשהוא עובד, קל לראות מה הבא.
אם אתם רוצים לעבור על זה יחד, ספרו לי איזה תהליך חוזר אצלכם הכי הרבה, ונבדוק אם כדאי לאוטמט אותו.