רוב בעלי העסקים שמתחילים לחשוב על אוטומציה נתקעים באותה נקודה: יש כל כך הרבה מה לשפר, ולא ברור מאיפה להתחיל. הפיתוי הוא לבחור את התהליך הכי מרשים או הכי מסובך. בדרך כלל זו הטעות.
התהליך הראשון צריך לעשות דבר אחד: להוכיח שאוטומציה עובדת אצלכם. לכן כדאי לבחור אותו לפי שלוש שאלות.
1. כמה פעמים זה חוזר?
תהליך שקורה פעם בחודש לא ישנה לכם את השבוע, גם אם הוא מעצבן. חפשו משימה שחוזרת כל יום או כמה פעמים בשבוע: הכנסת פרטי לקוח למערכת, שליחת אותה הודעת אישור, העתקת נתונים מחשבונית לטבלה.
2. האם יש לו כללים ברורים?
אוטומציה טובה בדברים שאפשר להסביר בבירור: "אם מגיעה הודעה כזו, עושים כך". אם גם אתם עצמכם לא בטוחים איך מחליטים בכל פעם, התהליך עדיין לא בשל. זה לא אומר שלא נוכל לטפל בו בהמשך, רק שכדאי להתחיל במשהו שמוגדר יותר.
3. כמה עולה טעות?
בתהליך שבו טעות קטנה היא לא סוף העולם, כמו טיוטת פוסט או הודעת מעקב ללקוח, קל להתחיל. בתהליך רגיש, כמו חיוב כספי, כדאי לשלב נקודת אישור אנושית לפני שהפעולה יוצאת לדרך. זו לא חולשה של האוטומציה, זו תכנון נכון שלה.
מה עושים עם התשובות
תהליך שחוזר הרבה, עם כללים ברורים ועם מחיר טעות נמוך הוא מועמד מצוין לפרויקט ראשון. הוא קטן מספיק כדי לבנות במהירות, ושימושי מספיק כדי שתרגישו את ההבדל כבר בשבועות הראשונים.
ומה אם יש כמה מועמדים? רשמו אותם, ותנו לכל אחד ציון מ־1 עד 3 בכל שאלה. מתחילים מהתהליך שקיבל את הציון הגבוה ביותר.
אם אתם רוצים לעבור על זה יחד, אפשר לדבר איתי על העסק שלכם ולמפות את התהליכים. אחרי שיחה קצרה כבר יהיה ברור מה כדאי לבנות קודם.